Timemanagement: Te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen

“Ik krijg veel leuke verzoeken en ideeën. Het resultaat is dat ik vaak te veel hooi op mijn vork heb. In alle drukte kom ik niet toe aan hetgeen ik echt belangrijk vind. Hoe kan ik beter bij mijn keuzes blijven en me niet zo laten (ver)leiden door alle andere dingen die voorbij komen en die ik ook zo leuk vind? Ik heb te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen.”

Deze vraag kreeg ik van een oud-deelnemer van de training Invloed vanuit Kracht. Naast haar part-time baan is ze ook moeder, ondernemer en bevlogen over haar nieuwe vak: coaching. Juist door haar gedrevenheid pakt ze graag uitdagingen aan. Ze ontmoet veel collega’s en ziet volop nieuwe kansen. Daar gaat ze dan ook al snel mee aan de slag. Tegelijkertijd wil ze ook voldoende tijd overhouden voor haar gezin en sociale leven.

Ondanks dat ze veel plezier heeft in al haar activiteiten, wordt het soms te veel. Haar takenlijst lijkt nooit te eindigen. Ze wil graag alles goed doen. Maar na nog een avond doorwerken heeft ze soms spijt dat ze ‘ja’ heeft gezegd op een nieuwe kans.

Door alle taken die er nog liggen komt ze niet toe aan de plannen die ze voor zichzelf heeft. Bijvoorbeeld, eindelijk die workshop ontwikkelen of lekker ontspannen in de tuin. Vind jij dit herkenbaar? Hieronder vijf tips om goede keuzes te maken en daarbij te blijven.

Tip 1: Kies voor de krent uit de pap

Als je veel dingen interessant vindt stapelen de leuke plannen zich vaak op. Het wordt een probleem als je al deze inspiratie ook in daden wil omzetten. Dan wordt het algauw te veel.

Eigenlijk heb je met al die leuke ideeën en verzoeken een luxeprobleem. Het geeft je de gelegenheid om de beste, meest kansrijke en leukste plannen eruit te kiezen. Leg al je ideeën op een rijtje en doe alsof je je in een snoepwinkel bevindt. Kies de lekkerste en leukste eruit: de krent uit de pap. Werk dit plan vervolgens uit en formuleer je acties als hapklare brokjes. Zo kun je meteen met kleine stappen aan de slag.

Tip 2: Bepaal je focuspunten

Vaak lijkt het alsof je keuzes hebt gemaakt, maar zijn deze eigenlijk te ambitieus. Je wilt je graag richten op je nieuwe baan, nog even je studie afmaken en ook voldoende aandacht hebben voor je gezin en je vrienden. Kortom een duidelijk geval van veel ambitie. Een mooie kwaliteit, maar niet al deze doelen zijn haalbaar.

Als je je eigen koers meer wilt aanhouden, kies dan duidelijke focuspunten. Een mooie oefening is om terug te kijken op de afgelopen periode. Bedenk (1) op welke prestaties je het meest trots bent en (2) welke gebeurtenissen je het meeste plezier hebben gegeven. Van hieruit kun je bepalen welke gebeurtenissen of prestaties je neer wilt zetten in het komende half jaar. Hiermee maak je je doelen concreter.

Om te voorkomen dat je weer voor te veel plannen maakt, is het belangrijk om deze lijst nog eens kritisch na te lopen. Is het niet teveel of te ambitieus? Past het naast alle reguliere activiteiten, die ook gewoon moeten gebeuren? Bedenk dat je ook tijd moet overhouden voor onverwachte gebeurtenissen of nieuwe kansen. Dit geheel kun je uitwerken in je planning.

Tip 3: Weet waar je nee tegen zegt

Belangrijker nog dan weten wat je ‘wel’ wilt doen, is weten wat je ‘niet’ (meer) gaat doen. Zeker als je gevoelig bent voor verleidingen, behulpzaam wilt zijn en snel denkt ‘ach dat doe ik nog wel even’, terwijl het in de praktijk meer tijd kost.

Dit is vaak een lastige stap voor mensen die veel dingen leuk vinden. Bedenk dan dat niet kiezen ook een keuze is. Het betekent dat je minder tijd over hebt voor de zaken die je echt belangrijk vindt.

Tip 4: Zeg niet direct ja

In het enthousiasme van het moment klinkt een nieuw voorstel al snel heel goed. Je zegt ‘ja’, maar achteraf blijk je toch te veel hooi op je vork te hebben genomen. Zeker als je vatbaar bent voor verleidingen is het belangrijk om nooit direct in te stemmen. Dat is niet alleen belangrijk voor jouw agenda, maar het is ook niet prettig voor anderen als je je beloftes niet waar kunt maken.

Neem altijd wat tijd om na te denken. Als argument kun je zelfs aangeven dat je bezig bent met je timemanagement en daarom nooit meer direct ja mag zeggen. Vervolgens bekijk je het voorstel en leg je dat naast jouw focuspunten. Past het voorstel in je plan, dan kun je zondermeer ja zeggen. Past het niet in je plan, dan kun je bewust je koers verleggen of vasthouden aan je plan.

Tip 5: Reserveer tijd voor wat jij belangrijk vindt

Het is gemakkelijk om je door de dagelijkse drukte te laten leiden. Aan het eind van de week kom je tot de conclusie dat je geen tijd besteed aan taken die niet urgent zijn, maar die jij wel belangrijk vindt.

Ik kom dat regelmatig tegen bij wetenschappers met een onderwijstaak. Ze hebben het vaak zo druk met het onderwijs en de vragen van studenten, dat ze niet toekomen aan het schrijven van artikelen. Terwijl je in de wetenschap vaak meer op je artikelen, dan op je onderwijs wordt beoordeeld.

Een belangrijke tip is dan: zet een kruis in je agenda. Hiermee reserveer je tijd voor het doen van onderzoek en het schrijven van artikelen. Op die momenten zet je je telefoon en mail uit en werk je aan wat echt belangrijk is voor jou.

Heb jij te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen? Kies dan voor de krenten in de pap. Bepaal waar jij je echt op wilt richten en welke activiteiten je laat schieten. Zorg dat je niet meteen op alles ja zegt en reserveer tijd voor wat jij echt belangrijk vindt.

Toch nog te veel hooi op je vork? Bedenk dan dat het een fantastische kwaliteit is dat je zoveel plannen hebt. En dat het leuk is dat je zoveel verzoeken krijgt. Vervolgens bepaal je opnieuw jouw eigen koers. Veel succes!