Af en toe zit hij met zijn handen in het haar. “Zoveel te doen, zoveel beslissingen te nemen. En het kost allemaal bergen tijd.” Herkenbaar?
Martin* is een van de deelnemers aan de cursus ‘Decision making’ die ik geef aan de universiteit Twente. De 42-jarige Martin is universitair hoofddocent (UHD) en heeft een succesvolle onderzoeksgroep. Hij heeft een technische achtergrond, en is hierdoor gewend om beslissingen heel precies te bekijken en de uitkomsten te optimaliseren. Dat is natuurlijk een hele grondige manier, maar ook erg tijdrovend.
Hoe hoger Martin op de carrièreladder komt, hoe meer verantwoordelijkheid hij krijgt. En hoe meer beslissingen hij moet nemen. Maar ook, hoe meer hij vastloopt met zijn huidige methode.
Het probleem is voor mij (en voor veel van mijn cursisten!) herkenbaar. Want als je ‘groeit’ in de wetenschap, krijg je er vaak ook allerlei managementtaken bij. Dat vraagt om andere skills náást de vaardigheden uit je vakgebied.
Gelukkig hoef je niet met je handen in het haar te blijven zitten en veel overuren te draaien. Het is gewoon een kwestie van het slimmer aanpakken. En dat kan je leren.
Het Vroom-Yetton-Jago model
Slimmer besluiten nemen is een van de thema’s van mijn cursus ‘Decision making’. Tijdens de cursus merkt Martin dat hij alle besluiten, groot en klein, hetzelfde behandelt. Hij pakt ze allemaal even grondig aan. Hij ziet wel dat het anders moet, maar hoe?
Het Vroom-Yetton-Jago Decision Model biedt uitkomst. Het model gaat uit van 3 criteria om je aanpak te bepalen. Dat zijn de kwaliteit van de beslissing, inclusie en coöperatie, en je beschikbare tijd.
Ik loop 3 criteria met je door en laat zien welke vragen je jezelf kan stellen als je een besluit moet nemen.
1. Kwaliteit van de beslissing
Vragen die je je hierbij kan stellen zijn:
• Hoe groot is de impact van de beslissing?
• Hoe belangrijk is het om de juiste oplossing te vinden?
Hoe belangrijker het is dat de beslissing een hoge kwaliteit heeft, hoe belangrijker het is om meer expertise en meer mensen te betrekken bij het proces. Stel bijvoorbeeld dat je een nieuw apparaat gaat aanschaffen. Een apparaat dat cruciaal is voor de uitkomsten van je onderzoek is. Waar veel mensen mee moeten gaan werken en wat ook nog een fikse investering is. Op zo’n een moment loont een uitgebreider besluitvormingsproces waarbij je meer mensen en expertise meeneemt.
2. Inclusie en coöperatie
Vragen die je je hierbij kan stellen zijn:
• Hoe belangrijk is het dat mensen het eens zijn met de beslissing?
• Hoe belangrijk vind je het dat mensen deelnemen aan het besluitvormingsproces?
Hoe belangrijker het is dat mensen meewerken, bijvoorbeeld bij de uitvoering van de beslissing, hoe meer je collega’s moet laten participeren in het proces. Want dan heb je draagvlak nodig.
3. Beschikbare tijd
Dit draait om de vraag: Hoeveel tijd heb je om een beslissing te nemen?
Als er een unieke eenmalige kans voorbijkomt of er is een noodsituatie, dan heb je mogelijk weinig tijd. Heb je meer tijd? Dan betekent dat ook dat er meer ruimte is om mensen te consulteren en langer na te denken.
Met een afstandje kijken naar de besluiten op je bordje
Het Vroom Jagoo Yetton model blijkt voor Martin een ‘missing link’ in zijn besluitvormingsproces. Door met een afstandje te kijken naar de besluiten die op zijn bordje liggen, kan hij snel zien aan welke besluiten hij serieus tijd moet besteden. Bijvoorbeeld omdat de impact heel groot is. Of omdat het belangrijk is dat andere mensen zich ook aan de uitvoering committeren. En hij kan ook snel zien welke beslissingen hij eenvoudiger kan nemen.
Het resultaat is dat hij veel gemakkelijker besluiten neemt. En meer vertrouwen heeft in zijn eigen aanpak. En daar word ik heel blij van.
Hoe makkelijk hak jij knopen door?
*De naam en omstandigheden van Martin zijn om privacyredenen gefingeerd