“Eigenlijk is de lol er wel af. Afgelopen maand dacht ik zelfs dat het een totale vergissing was om lid te worden van het managementteam. Ik ben doodmoe. En als ik heel eerlijk ben, ga ik eigenlijk met tegenzin naar mijn werk. Zo had ik het me niet voorgesteld, toen ik JA zei tegen de managementtaken.”
Aan het woord is Ilse*. Als ik haar via Skype spreek, zit ze in een onderwijsruimte van de universiteit met een whiteboard en tv-scherm op de achtergrond. Ilse ziet er goed uit, heeft een mooi jasje aan, maar haar ogen staan vermoeid.
Naast haar taken als docent bij twee verschillende opleidingen en haar rol als coördinator, leidt ze nu ook de curriculum commissie. Daarbovenop is ze nu lid van het MT, want Ilse wil echt wat bijdragen aan de kwaliteit van het onderwijs én de groei van studenten.
Die twee elementen komen ook terug in de missie die het managementteam had geformuleerd, maar deze missie lijkt in de praktijk helemaal verdwenen. Ilse en haar collega’s in het MT proberen alleen maar zo snel mogelijk taakjes af te tikken, en het grotere geheel en de positieve energie zijn weg.
Een veelheid aan taken en verwachtingen
Ilse is zeker niet de enige. Ik zie ontzettend veel docenten en onderzoekers worstelen, van post-docs tot hoogleraren. Hele getalenteerde mensen van wie ook veel wordt verwacht. Ze moeten publiceren, liefst in high impact journals. Goed onderwijs geven is ook belangrijk, net als werken aan impact en valorisatie. En dan hebben ze natuurlijk nog die managementtaken…
Docenten en onderzoekers kiezen meestal niet voor de wetenschap vanwege de managementtaken. Maar als ze het doen, willen ze het ook goed doen.
Door die veelheid van verwachtingen en taken raakt het werk versnipperd en is het moeilijk om het hoofd boven water te houden. Ze lopen leeg op kleine taakjes, bureaucratie en lastige projecten. Daardoor raken ze het overzicht kwijt.
Dat gaat ten koste van wat ze echt willen doen, in hun vak, maar ook in hun leidinggevende rol. Dat is zo zonde als je juist zo veel capaciteiten hebt. En als je in zo’n situatie zit, dan lijkt het soms een hopeloze zaak, maar dat hoeft niet zo te blijven.
Een dag vol voldoening
Stel je voor dat je de dag gestart bent met schrijven aan je nieuwe paper. Dat geeft al meteen een voldaan gevoel. Je middag is gevuld met flink wat vergaderingen, maar je hebt het idee dat je echt wat zinvols doet.
Neem bijvoorbeeld dat overleg met die PHD. Hij kwam zuchtend en steunend binnen, maar loopt opgelucht je kamer uit. Met een paar goede tips voor de structuur heb je hem weer op het juiste spoor kunnen zetten. In het departementsoverleg hebben jullie een paar stevige knopen doorgehakt en een goed gesprek gehad over de nieuwe onderzoeksrichting.
Om 17.05 uur zit je in de trein naar huis, zodat je op tijd bent voor het avondeten met je gezin. Moe maar voldaan pak je toch nog even een paper uit je tas. Een aanrader tijdens die inspirerende ontmoeting op het congres in Lissabon.
De crux is leiderschap: zet zelf de toon
Misschien heb je op dit moment het gevoel dat je dat je vastzit in een uitdagende baan, waar nou eenmaal veel moet gebeuren. Maar ook dan is het mogelijk om zelf veel meer de toon te zetten, zodat je met een hele andere energie aan het werk bent.
Hoe pak je dat aan? Hieronder deel ik 3 tips die Ilse binnen een uur van uitgeblust naar energiek hielpen.
Tip 1: wat als je alleen nog maar mág doen waar je heel goed in bent (en het verboden is om ‘stomme’ taken te doen)?
Toen ik Ilse deze vraag voorlegde, begonnen haar ogen te twinkelen. Ze was meteen enthousiast, maar binnen een paar seconden kwamen ook de twijfels. Want dat kan toch zomaar niet? Ik vroeg de twijfels even te parkeren en even bij dit idee te blijven. Stel dat we een toverstokje hadden en je alleen nog maar mag doen wat je wilt doen: wat zou je dan doen, hoe zou je het dan inrichten?
Toen kwamen de ideeën los. Met dit perspectief zou Ilse de komende vergadering van het managementteam heel anders inrichten. In plaats meteen aan de slag te gaan met alle to do’s, zou ze aandacht besteden aan de visie van het MT. Ze weet uit ervaring dat er meer motivatie is en er slimmere keuzes worden gemaakt als iedereen weer scherp heeft ‘waarom we doen wat we doen’.
Dit zet Ilse meteen weer in haar kracht, want ze is namelijk een geweldige procesbegeleider. Met een beetje zoeken kwamen er nog veel meer gave ideeën los. Daarmee veranderde Ilses energie compleet.
Tip 2: no guts, no glory – een scheutje lef erbij
Ik kan me goed voorstellen dat je denkt: dat is makkelijk gedacht, maar de uitvoering is lang niet zo eenvoudig. Mijn antwoord is ‘ja’ en ‘nee’. Vaak is het namelijk gemakkelijker dan je denkt om iets anders te doen. Het vraagt vooral een flinke scheut lef om het daadwerkelijk anders te doen. En dat is natuurlijk ook spannend.
Hoe doe je dat met een scheutje lef? Dan start je meteen. Je gaat het doen. Dus weg met de voorzichtigheid, de keurig nette, zorgvuldig afgewogen benadering. Niet meer alleen binnen de lijntjes kleuren, maar ook de boel een beetje opschudden. En dat op een luchtige en vriendelijke manier.
Voor Ilse betekent dat dat ze niet vooraf toestemming gaat vragen aan haar collega’s in het MT, maar dat ze de vergadering meteen voorbereidt en voorzit zoals zij denkt dat het beste is. Dat doet ze met positieve energie en een flinke portie durf.
De voorzichtigheid een beetje overboord gooien betekent overigens niet dat je anderen moet overvallen met jouw aanpak. Je doet het met de intentie om de groep te helpen. Zoals Ilse haar interventie doet voor haarzelf én voor haar collega’s, die – net als Ilse een uur geleden – nog met hun hoofd in de modder van de eindeloze takenlijst zitten.
Je biedt de groep het beste wat JIJ te bieden hebt. Daarmee geef je hen de ruimte om te doen waar ZIJ het beste in zijn.
En hoe goed voorbereid en voorzichtig je ook bent, missers maken we allemaal weleens. En dan kun je altijd nog je excuses aanbieden.
Tip 3: Gebruik de kracht van beelden: jij als topadviseur
Wat Ilse in ons gesprek enorm hielp, was om zich voor te stellen dat ze een topadviseur was. Zo één die werkt bij een grote firma. Naar ons idee gaat start die geen project als daar nauwelijks budget en ondersteuning voor is. En ja, dat zie ik heel veel mensen in de wetenschap wél doen.
Zo’n uitdagend beeld hielp Ilse om los te komen van de huidige realiteit en creatief na te denken. En het hielp haar ook om met een beetje humor naar de situatie te kijken.
Humor is een belangrijk element. In haar boek Positivity beschrijft baanbrekend onderzoeker Barbara Fredrickson dat negatieve emoties zoals stress ons bewustzijn vernauwen; daardoor zien we veel minder oplossingen.
Positieve emoties daarentegen openen onze blik, waardoor we veel méér mogelijkheden zien. Een beeld kan je helpen om je blik te verleggen, een beetje afstand te creëren en dus veel meer opties te zien. Hoe meer oplossingsrichtingen je bedenkt, hoe groter de kans dat er een gouden greep tussen zit.
Dus zit je in een stressvolle situatie? Kijk of je wat afstand kunt nemen en in de huid van een topadviseur kunt kruipen. Waar zou je dan meer van doen? Waar zou je absoluut mee stoppen? En hoe zou je dat dan vormgeven met een scheutje no guts no glory?
Met leiderschap je werk veranderen
Op sommige momenten zie je door de bomen het bos niet meer. Je takenlijst is een verzameling losse blaadjes met minimaal 100 taken erop, van cursuscodes aanvragen en scripties nakijken, tot het voorbereiden van de visitatie van jouw opleiding.
Door de veelheid van deadlines kom je niet toe aan het schrijven van papers en probeer je in vergaderingen alleen maar zo snel mogelijk je takenlijst er doorheen te jagen. Vaardigheden op het gebied van leiderschap helpen je om uit de dagelijkse hectiek te stappen en met een afstandje te kijken naar de situatie.
Vaak kun je met een paar slimme interventies al een heleboel bereiken. Zodat je bijvoorbeeld een vergadering zo inricht dat je het hebt over wat er echt toe doet: goed onderwijs en interessant onderzoek.
Met behulp van creatieve oplossingen stuur je jezelf en je omgeving bij. Daarmee help je niet alleen jezelf maar ook je collega’s en de organisatie waar je werkt. Met een scheutje lef erbij wordt dat een hele leuke en waardevolle reis.
Wil je graag sneller groeien in je leiderschap? Neem dan contact op voor een gratis adviesgesprek. Dan kijken we samen welke uitdagingen je tegenkomt en hoe ik je zou kunnen helpen om te groeien in je werk.
* De naam van Ilse is aangepast in verband met privacy