“Is dit nou iets wat je specifiek in deze tijd ook echt nodig hebt?”, vroeg een coachee. We hadden de middag besteed aan het bepalen van prioriteiten en handige technieken om je werk goed te organiseren. We waren bezig om af te ronden.
Mijn antwoord was: “Ja, juist in deze tijd is grip krijgen op je agenda van het grootste belang, zeker als je graag iets neer wilt zetten in je werk”. Deze tijd levert namelijk specifieke uitdagingen op. Het tempo van werk en veranderingen daarin is groot, kennis neemt exponentieel toe en er komt heel veel informatie op ons af. Bovendien zijn er minder zekerheden, denk maar aan baangarantie.
Grote werkdruk en steeds kennisintensiever werk leveren specifieke vragen op voor professionals en hun leidinggevenden:
- Hoe geef je leiding aan slimme en soms ook eigenwijze professionals? Steeds meer mensen krijgen hiermee te maken, omdat de beroepsbevolking steeds hoger opgeleid is.
- Als je inbox in hoog tempo volstroomt, hoe zorg je dan dat je al je verplichtingen waar kunt maken en ook nog toe komt aan de grote taken, die echt belangrijk zijn?
- Hoe blijf je op een slimme manier op de hoogte van de ontwikkelingen in je vakgebied of denk je na over de toekomst van je vakgebied, wanneer je al moeite hebt om alle taken in je werkweek te proppen?
In tijden van snelle verandering is het belangrijk is om zelf stevig aan het roer te blijven staan. Je werk slim organiseren helpt je om in de eerste plaats je werk onder controle te hebben, in plaats van beheerst te worden door wat er op je af komt. In de tweede plaats zorgt timemanagement ervoor dat je dat je ruimte creëert, niet alleen in je agenda, maar vooral ook in je hoofd.
Die ruimte in je agenda en in je hoofd geeft je de kans om een stap terug te doen en te kijken naar het grotere plaatje. Als je heel druk bent lijkt het alsof je helemaal geen tijd hebt om een stap terug te doen. Je moet door, want er moet nog zoveel gedaan worden. Maar juist complexe uitdagingen vragen aandacht.
Door eerst even te vertragen, kun je daarna vaak versnellen. Dit merkte ook een leidinggevende. In de coaching merkte ze dat ze geneigd was problemen van haar medewerkers op te lossen. Dan was het immers sneller opgelost. De problemen terugleggen bij de eigenaar zorgde op de iets langere termijn voor een behoorlijke tijdswinst, waardoor zij aandacht kon besteden aan de toekomst van de afdeling.
Een ander voorbeeld komt van een gevestigde wetenschapper, die ondanks achterstand door de griep, de tijd nam om een overzicht van alle taken te maken, waar ze in eerste instantie dacht geen tijd voor te hebben. Met dat overzicht en aantal duidelijke besluiten kreeg ze niet alleen veel meer rust, maar vervolgens ook veel meer gedaan.
De belangrijkste winst van timemanagement ligt op twee vlakken. In de eerste plaats zorgt het ervoor dat je zonder stress veel gedaan kunt krijgen in een wereld waar er heel veel op je af komt. In de tweede plaats zorgt het ervoor dat je de focus kunt leggen op de dingen die er voor jou echt toe doen. Op die manier kun je met alles wat er op je af komt echt een verschil maken in je omgeving.
Daarmee is timemanagement wat mij betreft een essentiële vaardigheid voor de 21e eeuw.